Mesmo antes da pandemia de COVID-19 fazer muita gente se isolar, ou reduzir o contato social ao mínimo, a equipe da All Out já era especialista em reuniões, conversas e atualizações totalmente online: somos uma organização global de direitos LGBT+ e as pessoas da nossa equipe trabalham de forma totalmente remota, em diferentes países e fusos.

Por isso, vamos compartilhar algumas das nossas melhores práticas para trabalhar de casa de forma eficiente. 😉

1) Grupos de mensagens e outros chats 

Grupos de mensagem podem ser usados para falar com equipes inteiras ao mesmo tempo, ou pra conversas individuais e comunicação rápida entre colegas.

Mas uma coisa importante: evite fazer perguntas importantes, ou distribuir tarefas imprescindíveis em grupos ou chats individuais – as pessoas nem sempre leem todas as mensagens e podem acabar deixando algo relevante passar.

Crie grupos separados.

Se você precisa falar sobre um assunto específico e nem todo mundo que está no grupo principal precisa participar dessa conversa, crie um grupo separado só com quem você precisa falar. Isso evita que o grupo fique lotado de informações e deixe as pessoas com preguiça de ler tudo.

Confirme que está falando no grupo certo.

Criar grupos separados pra cada equipe é uma boa forma de evitar que as pessoas sejam sobrecarregadas com mensagens que não precisam receber. Mas é importante conferir se está mandando a mensagem no grupo certo, pra que ninguém fique sem as informações que precisa.

2) Chamadas em grupo

Pra que reuniões com grupos grandes fiquem mais organizadas e fluam sem muitos problemas, temos as seguintes sugestões: 

Designar uma pessoa para a moderação de cada reunião. 

A moderação pode ser rotativa. Quem estiver moderando vai se encarregar de garantir que a reunião passe por todos os pontos importantes para discussão, de passar a fala para as pessoas que pedirem, e de garantir que o limite de tempo pra reunião não seja ultrapassado. 👩‍💻

Manter um documento atualizado com os pontos da reunião. 

Isso é muito útil pra que a moderação seja efetiva e pra que todo mundo saiba, de antemão, o que vai ser debatido na reunião e possa se preparar. E não esqueça de designar alguém pra tomar notas – só não pode ser a mesma pessoa da moderação, pra não dar confusão. 📝

Estabelecer regras de comunicação para as reuniões. 

É importante que as pessoas não falem todas ao mesmo tempo, nem se interrompam – o que acontece muito em chamadas de vídeo! Uma regra simples evita isso: quem precisa falar, levanta a mão. A pessoa que estiver moderando passa a palavra pra quem tiver com a mão levantada, na ordem em que levantaram a mão. 🙋‍♀️

Colocar o microfone no mudo quando não estiver falando.

Barulhos de fundo tiram a concentração e atrapalham na hora de ouvir quem está falando. Se todo mundo que não estiver falando estiver com o microfone no mudo, a reunião flui melhor. 🔇

3) Faça reuniões regulares de atualização 

Para estabelecer um bom fluxo de trabalho, é importante ter reuniões fixas – para os grupos grandes e gerais e também para times menores e específicos. Essa constância ajuda a manter o ritmo e priorizar o que é realmente importante.

Temos algumas sugestões de reuniões fixas, que você pode recriar no seu trabalho:

• Reunião semanal com a equipe: Toda a equipe participa pra debater os pontos de trabalho importantes para a semana. Pode ser uma reunião mais longa, com 1h ou 1h30 de duração, por exemplo.
• Reunião semanal de departamento: Reunião com um grupo menor, pra que cada departamento ou equipe de projetos específicos se atualize sobre o que é importante. Pode ser uma reunião de 30 minutos, por exemplo.
• Mini reuniões diárias: Reuniões bem curtinhas, cada uma com partes da equipe, pra compartilhar progresso, falar de itens pendentes e designar responsáveis pra cada tarefa. 15 a 30 minutos são super suficientes.
• Reuniões semanais (ou quinzenais) com gestor ou gestora direta: Cada pessoa da equipe combina com sua chefia direta uma reunião fixa de atualizações por semana (ou quinzena). Podem ser reuniões de 30 minutos a 1 hora, dependendo do que for necessário debater.
• Reuniões quinzenais com temas abertos: É bom mudar os ares de vez em quando. Essa reunião pode ser uma conversa sobre a estratégia organizacional, ou convidando pessoas de fora para falarem sobre temas de interesse da equipe, por exemplo. Essas reuniões podem durar 1 hora.

4) Etiqueta para e-mails 

Só responda quem precisa saber.

Antes de clicar "Responder a Todos" se pergunte: todas essas pessoas precisam da informação no meu e-mail? Quando a resposta for não, você já sabe: só responda quem precisa saber. 😉

Se você está respondendo a uma mensagem que tem pessoas copiadas (CC), mas elas não precisam mais participar da conversa, passe essas pessoas para cópia oculta (BCC ou CCO) pra que não fiquem "presas" nos emails seguintes.

E se você copiar alguém em uma mensagem "só para conhecimento" da pessoa, deixe isso claro pra ela. 

Coloque uma frase direta como assunto.

Os assuntos dos e-mails devem ser simples e descrever o tema da sua mensagem.

E pra facilitar, adicione marcadores especificando a urgência, ou o tipo de pedido. Alguns exemplos: [LEITURA OBRIGATÓRIA], [URGENTE], [AÇÃO IMEDIATA], [FULANO, LEIA], etc.

Evite emails com uma linha de agradecimento.

"Obrigada!", "Entendido.", "Pode deixar!", "Confirmado." e similares podem ser enviados pelo chat, pra evitar que a caixa de entrada das pessoas fique lotada.